Návrat do kanceláří jako příležitost pro změnu

Pokud vás zajímá, jak zvládnout návrat do kanceláří co nejlépe. A co udělat pro to, aby se z kanceláří stalo lepší místo, než když jsme v něm pracovali naposled, podívejte se na praktické tipy, které pro nás zpracovali odborníci z Assessment Systems, CAPEXUS a Fitgee. Společně také pořádají online konferenci – Návrat do kanceláří jako příležitost pro změnu, která proběhne ve čtvrtek 24. 6. od 9:00 a registrovat se na ni můžete zdarma. 

Kanceláře mění svůj účel kvůli digitalizaci už několik posledních let. I před pandemií nebylo třeba do nich chodit dělat individuální práci. Poslední rok potvrdil, že jsme tam docházeli především kvůli ostatním lidem a ze zvyku. Firemní prostory by tak měly především nabízet flexibilní pracovní prostředí a „něco navíc“, co by zaměstnance přimělo se do práce těšit. „Ve flexibilních kancelářích máte spoustu možností, kde můžete pracovat. Například takzvané knihovny, kavárny, lobby, místa na soustředění, nově i zenové zahrady s bílým šumem na pozadí. Každý si může zvolit, co mu vyhovuje. I z průzkumů vychází, že možnost volby, kde a kdy budete pracovat – jestli s kolegy, nebo o samotě v klidu –, je nejlepší pro všechny, introverty i extroverty,“ vysvětluje Apolena Weissová, konzultantka poradenské společnosti pro design kanceláří Capexus.

Hybridní režim práce představuje pro zaměstnavatele i výzvu v tom, jak udržet firemní kulturu. „Aby lidé mohli spolupracovat na dálku, musejí se dobře znát nablízko. Potřebují mít mezi sebou vytvořené vztahy. Proto je potřeba zaměstnance nalákat zpátky do kanceláří. Hledáme, co by lidé chtěli, a proč by se na určitý počet dní v týdnu rádi vrátili. Mohou to být společné snídaně, společné pohybové aktivity nebo další akce. Je třeba vytvářet v kancelářích prostory, kde se mohou lidé setkávat a seznamovat. Proto se mění na klubovny. Navrhujeme je jako ekosystém, kde jsou různé zóny, a už se nesoustřeďujeme na to, aby každý měl své místo,“ vysvětluje Weissová. 

Bolesti zad stály firmy za loňský rok na náhradách mzdy pravděpodobně až 2,4 miliardy korun, ukázal výzkum společnosti Fitgee. Mohly za to doopravdy jen neergonomické židle, kuchyňské stoly a občasná práce z pohovky či postele? „Nevhodné pracovní vybavení vznik bolestí uspíšil, rozhodně ale nebyl jedinou příčinou. Zásadní roli sehrálo také to, že jsme se v bytech příliš nehýbali. Chyběla nám chůze na zastávku MHD, přemisťování se na interní schůzky mezi patry i kroky ušlé při nákupu v supermarketu. Denně nás takto homeoffice mohl připravit až o 4 km přirozené chůze. A jestli naše tělo něco nedokáže snést, tak je to nedostatek pohybu,“ vysvětluje Katarína Železná, spoluzakladatelka startupu Fitgee, který učí zaměstnance firem, jak na produktivnější den z kanceláře i domu bez bolesti a pracovních neschopenek.

Jenže přirozeného pohybu bylo málo i před pandemií. Pokud chcete zaměstnance udržovat alespoň trochu fit, produktivní a v mentální pohodě, měli byste je začít rozhýbávat. „Ideální je zařadit pohyb už do běžného pracovního dne, a nejen na jeho konec. Potřebujeme totiž narušovat dlouhodobé sezení, které je pro naše tělo i efektivitu mozku nevhodné. Lidé navíc po práci často spěchají domů a mají tendenci cokoliv navíc vynechat. Skvělé jsou aktivity, které zvládne opravdu každý a nezaberou příliš času. Mohou to být například krátké protahovací pauzy, ať už se cvičí v kanceláři v openspacu, zasedačce či online. Zaměstnanci díky nim předchází bolestem zad a dostávají se do lepší kondice. Funguje jim ale lépe také mozek a jsou po nich soustředěnější, produktivnější i v lepší náladě,“ vysvětluje Železná.

Další možností jsou například aktivizační kampaně v podobě zábavných pohybových výzev či plakáty s tipy na kompenzační cviky pro prosezený den, které můžete umístit na lednici či do kopírovacích a odpočinkových místností. „Zkrátka cokoliv, co zaměstnancům bude pohyb připomínat. Aby si vytvořili zdravý návyk, musí na něj dostatečně myslet a zároveň se hned na začátku neodradit tím, že na sebe budou moc přísní. Když jim tipy umístíte například ke kávovaru, stihnou jednu protahovačku dřív, než se jim dovaří espresso. Firmy by pro zaměstnance měly především vytvářet jednoduché příležitosti. A zároveň jim dát najevo, že je v pořádku, a dokonce i pozitivní, se v průběhu pracovního dne na pár minut zvednout, protáhnout se a udělat něco pro své zdraví,“ dodává Železná.

Vědci Národního ústavu duševního zdraví zjistili, že až třetina Čechů trpěla ke konci loňského roku duševním onemocněním jako jsou například deprese, úzkosti nebo poruchy chování způsobené nadměrným užíváním alkoholu. Po psychicky náročném roce čeká na zaměstnance další velká mentální výzva v podobě návratu do kanceláří. Podle Nikoly Kročkové a Adama Šímy ze společnosti Assessment Systems je přesun psychicky náročný především proto, že si mnozí už si stihli zvyknout na pracovní režim z domova. Nyní si tak musí znovu vytvářet návyky a přizpůsobit se práci z firemních prostor. „Návratem do kanceláří se znovu mění celý pracovní styl zaměstnanců. Někteří již mohou být z neustálých změn unaveni. Každý tuto situaci zvládá jinak, někdo lépe, někdo naopak hůře. My však musíme nabídnout pomoc každému.“ 

HR oddělení a vedení firem by se tedy mělo zaměřit především na pravidelnou komunikaci se zaměstnanci, ptát se jich osobně, jak návrat do kanceláře vnímají, co by jim ho usnadnilo. A dát jim najevo, že se mají na koho obrátit. „Snažte se vyzdvihovat pozitiva, která jim návrat do kanceláře přinese. Příkladem může být společná káva nebo oběd s kolegy, neformální potkávání se a změna pracovního prostředí. A pomozte jim vnímat návrat do kanceláře především jako příležitost vytvořit si novou, zdravější, možná i efektivnější rutinu a zbavit se návyků, které je dosud brzdily. Vnímejte individuální potřeby svých kolegů – jak často potřebují, aby s nimi někdo mluvil, co je nejvíce trápí a chtějí to řešit. Potkávejte se pravidelně. A dejte jim čas si na práci v kanceláři zvyknout, na homeoffice si také nezvykli za den.“

Tento článek je autorským textem Kataríny Železné, CEO a zakladatelky společnosti Fitgee.